Kita mengetahui bahwa pada beberapa negara istilah arsip dinamis memiliki istilah yang berbeda-beda bahkan dalam Bahasa Inggris pun kita mengenal perbedaan yang ditemukan dalam menggunakan istilah kearsipan. Di Indonesia, istilah arsip dikenal baik untuk arsip dinamis maupun untuk arsip statis. Sedangkan dalam Bahasa Inggris misalnya, istilah arsip dinamis adalah records, sedangkan untuk istilah arsip statis adalah archives. Pada kenyataannya, suatu informasi yang direkam dalam berbagai macam cara dapat menjadi arsip, hanya istilahnya bergantung pada siapa Ing memberikan batasan atau pengertiannya. Dengan demikian, kita harus memulai pemahaman umum dengan apa yang dimaksud dengan arsip, tipologi arsip dan signifikasi dan fungsi arsip dinamis.
Banyak konsep dasar diberikan arsip atau recods. Menurut Lundgren dalam bukunya recods Management inThe Computer Age, arsip merupakan Suu bukti dari suatu suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk yang nyata atau bersifat tongible sehingga memungkinkan untuk diketemukan kembali (1989:4). Djapri pengertian ini dapat ditarik beberapa pemahaman dasar. Pertama, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian,tetapi bukti itu merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti secara sosial. Data dalam konteks ini sering kali diartikan sebagai basis untuk pengambilan keputusan , pengukuran dan perhitungan. Data-data yang telah diproses sehingga lebih bermakna dapat diartikan sebagai informasi.
Kedua,arsip harus disimpan di dalam bentuk yang nyata .tiga bentuk media secara umum terdiri dari kertas, film, media magnetik. Arsip berbasis kertas merupakan data , gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang dekomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna, atau berat kertas. Arsip film, termasuk pula bentuk khusus film, seperti mikrofilm. Sementara arsip media magnetis merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara magnetis dan khusus berkaitan dengan komputer.
Unsur yang ketiga adalah bahwa arsip harus dapat diketemukan kembali (retrivable). Setiap bentuk arsip baik itu berbasis kertas, film maupun media magnetis, harus dapat diketemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan nun arsip karena nun arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari nun arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini di lingkungan tertentu dapat menjadi ‘arsip’.
Dalam pengertian yang hampir sama, Mibrurn D. Smith III, menyatakan bahwa arsip merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam. Media arsip menurut beliau dapat berupa kertas, film mikrofilm, media magnetik atau disk optic (1986:4). Pendapat Smith III ini sedikit agak berbeda dengan Lungren karena media optic telah dimasukan sebagai salah satu media arsip.
Lebih lanjut Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa kategori. Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik yang meliputi disk magnetik, disket, pita magnetik dan disk optik. Umumnya media elektronik digunakan untuk menyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah yang besar. Media elektronik seperti komputer menawarkan kemudahan, kecepatan dan ketepatan dalam mengolah, menyimpan, dan menemukan kembali informasi. Di sisi lain, komputer telah menciptakan ketergantungan manusia dalam melakukan aktivitas kerja. Kemudahan yang ditawarkan komputer pada hakekatnya menimbulkan dampak dalam hal bagaimana pengelolaan, pemeliharaan dan penyusutan serta aspek legalitas dari arsip elektronik yang ada dalam media penyimpanan komputer.
Kedua, media mikro fotografik yang yang meliputi microfil, atau microfische dan Computer output mikrofilm (COM). Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama.
Bentuk ketiga adalah arsip-arsip yang berbasis kertas. Arsip ini umumnya berbentuk hard-copy seperti memo, surat, naskah dinas dan berkas proyek. Keuntungan bentuk iniadalah dapat menyediakan informasi referensi jangka pendek dan sering kali digunakan untuk arsip vital.
Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio-visiual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset dan video tape. Kecendrungan terakhir mengarah pada media digital seperti laser disc, video compact disk (VCD) yang menyimpan arsip Multi data, teks, gambar grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenis arsip harus memiliki unsur –unsur yaitu arsip merupakan informasi terkam, memiliki bentuk nyata yang dapat dilihat dan dibaca , memiliki fungsi fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dimaksudkan memiliki legalitas (evidence)di dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi pemerintahan dan bisnis.
Sumber : berbagai sumber
